Die Entwicklungsgespräche finden nach der Eingewöhnungsphase, sowie bei Gruppenwechsel oder Abschluss der Krippen- und Kindergartenzeit statt. Darüber hinaus sollte mindestens einmal jährlich ein Informationsaustausch über den Entwicklungsstand des Kindes stattfinden. 

Vor der Schulanmeldung sollte zur Vorbereitung des Übergangs  vom Kindergarten in die Schule, ein Entwicklungsgespräch geführt werden. Auch können aktuelle Anlässe im Elternhaus oder im Kindergarten außerplanmäßig zum Informationsaustausch führen.